03.11.2020г. Информационная поддержка: Как придать юридический статус документообороту и переписке на удаленном режиме

Выберите электронную подпись для переписки.

• Для переписки с работниками на удаленке достаточно простой электронной подписи. Такая подпись подходит для общения со всеми работниками, кроме тех, кто подпадает под определение «дистанционного работника» в соответствии с ТК РФ.

• простая электронная подпись — это, например, сама электронная почта;

• ключ проверки электронной подписи — это пароль доступа к почте (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);

• электронный документ — это тело сообщения электронной почты и вложения к нему.

Используйте для переписки с работниками корпоративную почту. Когда письма отправляют с корпоративного домена, проще доказать, что они исходили от конкретных работников компании, поскольку доступ к этому домену есть только у них. Кроме того, корпоративные серверы лучше защищены от вирусов и хакерских атак.

Обмениваться документами по электронной почте удобно, поскольку не надо получать усиленные квалифицированные электронные подписи и приходить в почтовые отделения. Чтобы такой обмен документами имел юридическую силу, сторонам нужно об этом договориться в письменном виде (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

• Для переписки с дистанционными работниками нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (ст. 312.1 ТК РФ). Если у Вас такой подписи нет, то обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр из списка на e-trust.gosuslugi.ru.

Сделайте переписку официальной.

• Чтобы электронная переписка была равнозначна бумагам с собственноручной подписью, оформите 2 документа:

• приказ о введении электронного взаимодействия;

• соглашение об электронном взаимодействии.

• Оба документа надо направить работнику в 2-х экземплярах. Соглашение работник должен заполнить со своей стороны и подписать, а на приказе отметить, что с этим документом ознакомлен, поставить свою подпись. По одному экземпляру каждого документа работник оставляет себе, вторые экземпляры должен вернуть работодателю.

Обратите внимание! Если одна сторона направила с определенного адреса электронной почты сообщение, а вторая получила его, это будет признано подписанием документа простой электронной подписью. Это подтверждает Минкомсвязь на digital.gov.ru.

• Компании следует отправить документы работнику курьерской службой доставки корреспонденции. Если в штате работников много, то можно сначала оформить бумаги с теми работниками, с которыми наладить электронный документооборот требуется в первую очередь. Впоследствии остальные работники смогут присоединяться к уже действующему соглашению, подписав и направив работодателю решение о присоединении к соглашению об электронном взаимодействии.

• После заключения соглашения об электронном взаимодействии, документы можно отправлять уже с помощью электронной почты. Эти письма будут считаться легализованными.

Пример. Компания издала приказ, с которым нужно ознакомить всех, кто на удаленке. Директор отправляет приказ работникам на их адреса электронной почты. Работники его распечатывают, подписывают, что ознакомлены, сканируют или фотографируют подписанный документ и отправляют его на электронную почту компании. Можно для надежности потребовать от работников, чтобы они еще выражали отдельное согласие и в теле письма, то есть в самом сообщении.

Особенности составления соглашения об электронном взаимодействии.

• Чтобы обмениваться документами в электронной форме, в соглашении об электронном взаимодействии должны быть прописаны 2 основных элемента (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

• правило определения лица, которое подписывает электронный документ, по его простой электронной подписи;

• обязанности лиц, которые создают или используют ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

• Сформулируйте в соглашении понятие «электронный документ», перечислите и опишите документы, которыми будут обмениваться стороны. Можно указать любые документы, за исключением особо значимых, например, приказов об увольнении. Кроме того, зафиксируйте в соглашении равнозначность бумажных документов и документов, которые подписаны простой электронной подписью.

• Пропишите, что стороны признают юридическую значимость сообщений, которые работодатель направит работникам на их адреса электронной почты, опишите права и обязанности сторон соглашения. Компания вправе добавить другие условия по своему усмотрению, поскольку в законе почти ничего нет по поводу требований к соглашению.

• Если у компании есть корпоративный портал, можно таким же образом придать юридическую значимость коммуникациям в корпоративном мессенджере.

Например, работодатель создает канал, где публикует официальные сообщения, а работники там же выражают согласие с ними. Это будет приравниваться к электронным подписям сторон. Но это нужно детально прописать в соглашении об электронном взаимодействии.