Зачем готовиться к переходу на ЭДО уже сейчас.

• Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии.

• У компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас.

• Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Этапы подготовки к переходу на ЭДО.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните заранее делать следующие шаги.

• Переведите в электронный формат кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями. К таким документам относятся:

• уведомление об изменении условий работы;

• заявление о переводе на другую должность;

• заявление об отпуске;

• заявление об увольнении и другие.

Всего таких документов более 60. Они перечислены в Приказе Минтруда России от 14.05.2020 N 240н.

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и т. д.

• Переведите в электронный формат транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

• транспортная накладная;

• заказ-наряд;

• сопроводительная ведомость;

• путевой лист.

ФНС уже начала разрабатывать формат этих документов, и скоро он будет утверждён.

• Переведите в электронный формат документы по учёту НДС. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

• счёт-фактура;

• книги покупок и продаж;

• универсальный передаточный документ (УПД).

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

• Переведите в электронный формат документы, если Вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно! ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов было 5: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

• Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре. По новым правилам с 1 января 2022 года юрлица и ИП могут получить сертификат еще и в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, представить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Обратите внимание! Физлица и уполномоченные представители организаций смогут получить электронную подпись физлица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС. В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

• Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте ФНС. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в ИФНС и суд. Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно.

• Подготовьте сотрудников к работе с КЭП, проведя их обучение. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, подписывает файл, а отправить его забывает. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

• Выберите оператора ЭДО на сайте ФНС из списка компаний, которые организуют электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке.

• Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО:

• заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи;

• обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместо электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать;

• обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

• Дополнительно может потребоваться регистрация в различных федеральных или региональных информационных системах и сервисах, в зависимости от специфики деятельности компании или ИП. Включать такой этап в процесс внедрения ЭДО целесообразно сразу, если планируется интеграция внутренних систем и сервисов с внешними системами. Но сделать это можно и позже, по мере необходимости.

• Определите и назначьте ответственных лиц, издав приказ. Если привлекаются сторонние специалисты, то с ними или с компанией, в которой они работают, заключите договор оказания услуг (выполнения работ).

• Закрепите на предприятии переход на ЭДО. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

• Разработайте и утвердите регламент электронного документооборота и использования электронной подписи (подписей).

• Одновременно внесите изменения в локальные акты, которые затронет переход на ЭДО. Речь может идти об изменениях в учётной политике, штатном расписании, должностных инструкциях и т. д.

• Возможно, потребуются разработка и утверждение новых локальных актов.

• Подключитесь к электронному документообороту с ФНС, ПФР, другими контролирующими организациями и органами власти (при необходимости), в том числе зарегистрируйтесь в ЕСИА — для доступа к электронному взаимодействию при получении госуслуг.

Какие документы спрашивать у посетителей общественных мест.

Для посещения общественных мест, каждый посетитель обязан предъявить:

• QR-код о вакцинации (получение двух компонентов «Спутника V», «Ковивак», «Эпиваккорона» или однокомпонентную вакцину от коронавируса «Спутник Лайт»).

ИЛИ

• Справку (QR-код) об отрицательном результате ПЦР теста (срок действия 72 часа).

ИЛИ

• Справку, сертификат (QR-код) о зарегистрированной перенесенной новой коронавирусной инфекции, с даты выздоровления которой прошло не более 6 месяцев.

Где можно получить QR-код.

• Получить QR-код можно:

• на портале госуслуг (https://www.gosuslugi.ru/);

• в мобильном приложении «Госуслуги»;

• в мобильном приложении «Госуслуги СТОП Коронавирус».

• QR-код может быть предъявлен как в электронном виде с экрана мобильного устройства, так и распечатанным на бумаге.

Организация проверки QR-кодов посетителей.

Последовательность организации проверки QR-кодов посетителей.

• Приказом назначьте сотрудника, ответственного за сканирование QR-кодови пропуск посетителей.

• Выдайте этому сотруднику смартфон с приложением для сканирования кодов. Это может быть QR-сканер или приложение «Госуслуги СТОП Коронавирус» (скачать с Google Play или App Store). Можно воспользоваться и другим сканером QR-кодов.

• Научите сотрудника пользоваться приложением для сканирования QR-кодов.

• Нанесите разметку в 1,5 метра перед входом в Ваше заведение для соблюдения посетителями социальной дистанции.

• Установите на точках входа посетителей пункты контроля QR-кодов и организуйте дополнительные ограждения.

• Исключите доступ и нахождение на своей территории посетителей, не имеющих QR-код.

Действия сотрудника, ответственного за сканирование QR-кодов.

• Попросите клиента показать QR-код.

• Выполните вход в приложение, используя учетные данные портала госуслуг.

• Выберите иконку штрих–кода.

• Отсканируйте код в специальном окне. При сканировании QR-кода появится информация или ссылка на сайт с доменом gosuslugi.ru. По ссылке откроется страница с данными о посетителе.

• Сотрудник должен будет проверить:

• статус кода – действителен или недействителен;

• срок действия сертификата вакцинации;

• ФИО посетителя;

• дату рождения;

• первые 2 цифры серии и последние 3 цифры номера паспорта.

• Затем проведите проверку данных QR-кода с экрана с паспортными данными. Если они совпадут, то посетителя можно пропустить.

Обратите внимание! Посетители могут предъявлять паспорт гражданина РФ, загранпаспорт, военный билет, а также свидетельство о рождении (для посетителей младше 14 лет).

Ответственность за невыполнение требований.

• Если посетитель откажется показывать QR-код или проверять его подлинность, а также, если данные сертификата вакцинации не совпадают с данными паспорта, то в этих случаях сотрудник не имеет права пропускать посетителя.

• Бизнесменам-нарушителям требований ст. 20.6.1 КоАП РФ грозит:

• отзыв QR кода и запрет на деятельность;

• штраф, сумма которого составляет:

• для ИП — от 30 до 50 тыс. руб.;

• для юрлиц — от 100 до 300 тыс. руб.;

при повторном нарушении: штраф до 1 млн. руб. или приостановление деятельности до 90 суток.

Типы

Разъяснения

Саботажник.

• Этому типу всегда что-то не нравится. То зарплата низкая, то условия труда плохие, то еще что-то. Если в компании грядут изменения – 100% им это не понравится. Если, наоборот, все стабильно - будут жаловаться на застой и стагнацию. Самое интересное, что особой ценности для компании саботажники не представляют: они не лучшие сотрудники, но они заражают своими деструктивными мыслями других сотрудников и настраивают их на саботаж.

• Как работать с саботажниками. Если сейчас остальные сотрудники не воспринимают саботажника всерьез, то это может случиться в любой другой момент. Если не хочется доводить до крайних мер, то попросите саботажника высказать свои идеи и предложения, а Вы рассмотрите их. Кто знает, может, в голове у него роятся интересные мысли!

Интриган.

• Интриганы _это люди, которые говорят и поступают так, чтобы добиться от окружающих определенных действий, а не того, что требуют интересы дела. Чаще всего этим грешат женщины, но встречаются интриганы и в мужском коллективе. Смысл жизни интригана - сбор сплетен и обсуждение жизни других людей. Им доставляет удовольствие сталкивать людей лбами, чтобы посмотреть на реакцию, а потом это обсудить. Жертвами интриг может стать любой Ваш сотрудник и Вы сами в первую очередь.

• Как работать с интриганами:

• собирайте на интригана «досье»: случаи нарушения трудовой дисциплины, прогулы и опоздания, низкие показатели за месяц и т. д.;

• если «досье» не тянет на увольнение, то лишайте премии, повышайте % выполнения плана и применяйте другие способы воздействия.

Биг босс.

• Обычно это самый «старый» сотрудник компании или человек с огромным самомнением. Он считает себя самым важным и умным работником; постоянно сравнивает себя с шефом (и сравнение каждый раз оказывается не в пользу последнего); лезет во все вопросы, даже напрямую его не касающиеся; искренне считает, что другие не справятся; поучает коллег.

• если такой человек действительно умен, то он действительно может смутить некоторых сотрудников и подорвать авторитет настоящего руководителя;

• если он глуп, то в лучшем случае над ним будут посмеиваться, а в худшем - выживут из коллектива.

• Как работать с биг боссом. Многие руководители стараются избавиться от таких сотрудников. Но попробуйте дать ему по-настоящему сложное задание - и посмотрите, справится или нет.

• если не справится - публично расскажите об этом;

• если справится - подумайте, может быть, Вам с ним объединиться, может, его амбиции имеют под собой почву.

Если повысить в должности такого человека - возможно, он поутихнет и начнет рьяно выполнять свои новые обязанности.

Лентяй.

• Этот безвредный, но ленивый и пассивный сотрудник. Он бежит от любой работы, старается оттянуть момент дедлайна, на планерках отмалчивается, никаких предложений не вносит, играет в игрушки вместо выполнения прямых обязанностей. Хотя вред от такого тоже есть: другие сотрудники смотрят на лентяя и думают: если он ничего не делает и продолжает работать, то может, и я попробую.

• Как работать с лентяями:

• давайте конкретные задачи и следите за сроками их выполнения;

• если задача большая - разбейте ее на несколько частей и требуйте отчета по каждому пункту;

• поставьте на компьютер программу учета рабочего времени (чтобы собрать доказательную базу для его увольнения), а заодно и посмотрите, на что лентяй тратит драгоценное рабочее время;

• попробуйте мотивировать работника (может ему просто скучно): за хорошо выполненную работу хвалите всем коллективом, отправьте на обучение;

• прямо спросите, не застоялся ли он и не пора ли немного сменить сферу деятельности. Может, человек мечтает попробовать себя в другой ипостаси, но по привычке ленится что-то менять.

По статистике 89% сотрудников используют рабочее время в личных целях.

Страдалец.

• По словам самого страдальца – он работает больше всех, именно ему якобы достаются самые сложные задачи, именно его не любит начальство. Если постоянно считать себя бедным мучеником - таким и станешь. Токсичность страдальца заключается в постоянном нытье и негативе, которые раздражают других сотрудников. У некоторых могут закрадываться мысли: действительно, у нас не все ладно в коллективе, обижают бедного страдальца, а скоро и меня обидят. И вот уже число страдальцев растет не по дням, а по часам.

• Как работать со страдальцами. По всей видимости, мученик просто не умеет грамотно распределять свое время, поэтому и думает, что работает больше всех.

• расскажите ему о тайм-менеджменте;

• включите в командный проект - пусть забудет о своих обидах и научится работать с людьми.

Командная работа хороша тем, что показывает реальный вклад каждого участника. Если страдалец адекватный, то он поймет, что другие тоже стараются и работают не меньше.

Человек-зажигалка.

• На первый взгляд это человек, который поддержит любой разговор, найдет общий язык с клиентом и партнером, поднимет настроение, если продажи падают и все плохо. Но если присмотреться к зажигалке - становится понятно, что он ничего не делает: только балагурит да смеется. Плотно и много работать не может - постоянно отвлекается на перекуры и разговоры, серьезно к работе не относится сам и других приучает к этому, в итоге работа превращается в бесконечные перекуры, сплетни и чаепития. Это демотивирует сотрудников, снижает скорость и качество работы компании в целом.

• Как работать с зажигалками. Обратите умение общаться в плюс для него и всего коллектива:

• отправляйте его на важные встречи - особенно те, где нужно понравиться собеседнику;

• посадите общаться с клиентами - направьте энергию в полезное русло;

• следите, чтобы такой сотрудник был постоянно загружен - и у него просто не оставалось времени для посиделок.

Просто плохой человек.

• Каждый из нас когда-либо сталкивался с плохими людьми - они делают пакости, сознательно вредят другим, оскорбляют и травят. Во взрослом коллективе такое встречается нечасто - в основном хамов все же ставят на место. Но может случиться так, что один плохой человек может разрушить всю хорошо выстроенную структуру компании.

• Как работать с плохими людьми. Если вам начали жаловаться сотрудники - не отмахивайтесь, а прислушайтесь к тревожным звоночкам.

• проведите очную ставку с хамом и его жертвой, опросите других работников;

• если с первого раза урок не был усвоен - увольняйте без раздумий по собственному желанию или по статье.

Будьте готовы к тому, что на Вас будут писать кляузы и поливать грязью - такие люди ни перед чем не остановятся. Радует то, что такие типы не уживаются ни в одной компании, а сарафанное радио распространяет слухи быстро.